Substituir endereços gratuitos por um e-mail próprio contribui para organizar a comunicação.
O e-mail corporativo continua ocupando um papel central à medida que pequenas e médias empresas digitalizam processos, vendas e relacionamento com clientes.
É por ele que circulam cobranças, contratos, documentos, propostas comerciais, informações de clientes, recuperação de senhas e boa parte da rotina administrativa.
Apesar do avanço dos aplicativos de mensagens, o e-mail mantém uma característica difícil de substituir no ambiente empresarial: é um canal oficial de comunicação, utilizado por clientes, fornecedores, instituições financeiras e parceiros.
Além disso, um endereço profissional ajuda a transmitir credibilidade e reforçar a identidade da empresa no ambiente digital.
Para negócios em processo de transformação digital, substituir endereços gratuitos por um domínio próprio também contribui para organizar a comunicação.
Contas como nome@empresa.com.br permitem separar as identidades pessoais e profissionais, criar endereços específicos para áreas como financeiro, vendas e atendimento e manter o controle das contas dentro da própria organização quando funcionários entram ou deixam a equipe.
“Ter um domínio próprio ajuda a empresa a estabelecer uma identidade digital mais profissional e, ao mesmo tempo, dá mais controle sobre a comunicação. Em vez de depender de contas pessoais, a organização consegue estruturar endereços por funcionário ou departamento e administrar esses acessos de acordo com as necessidades do negócio”, explica Fernanda Bordini, head da unidade de negócios de colaboração da Zoho.
A escolha do fornecedor, no entanto, não deve se limitar à possibilidade de utilizar um endereço personalizado.
Preço, segurança, armazenamento, facilidade de administração, proteção contra spam e recursos de recuperação também precisam entrar na avaliação, especialmente para pequenas empresas, que muitas vezes contam com equipes reduzidas e precisam equilibrar investimento e eficiência.
Para Bordini, alguns critérios podem ajudar os empreendedores a identificar qual solução faz mais sentido para a realidade e o estágio de cada negócio.
- Olhe além do preço
“O preço por usuário é importante, mas não deve ser o único critério. Antes de contratar, a empresa precisa entender exatamente o que está incluído no plano, quantos usuários serão necessários e se recursos importantes, como armazenamento adicional ou ferramentas de segurança, são cobrados à parte. O custo real deve considerar toda a estrutura necessária para a operação”, explica a especialista.
- Priorize a segurança
Além de armazenar mensagens, o e-mail corporativo concentra informações importantes da empresa e pode estar associado a outros sistemas e serviços utilizados pela equipe. Por isso, mecanismos de proteção devem ser avaliados antes da contratação.
“O e-mail concentra informações importantes da empresa e, muitas vezes, também é utilizado para acessar outros sistemas. Por isso, recursos como autenticação em dois fatores, proteção contra spam e phishing e mecanismos de recuperação de conta devem estar entre as prioridades. Para uma pequena empresa, ter uma boa camada de proteção pode evitar impactos financeiros e operacionais muito maiores do que o custo do serviço”, afirma.
- Pense no crescimento da empresa
A solução escolhida também precisa acompanhar a evolução do negócio. Uma plataforma que funciona bem para uma equipe pequena pode se tornar mais complexa ou cara conforme o número de usuários aumenta. Por isso, vale analisar desde o início como funciona a expansão de contas, armazenamento e recursos.
“Uma solução pode atender perfeitamente uma equipe de cinco pessoas hoje, mas é importante avaliar como ela funciona quando a empresa chegar a 20, 50 ou 100 funcionários. É preciso verificar como novos usuários são adicionados, como o armazenamento pode ser ampliado e se a administração continua simples à medida que a operação cresce”, orienta.
- Avalie a facilidade de administração
Para empresas que não possuem uma equipe de tecnologia dedicada, a facilidade de gerenciamento pode pesar tanto quanto os recursos oferecidos. Criar novos usuários, redefinir senhas, controlar permissões ou bloquear uma conta após o desligamento de um funcionário são tarefas que precisam ser simples e rápidas.
“Pequenas empresas nem sempre têm uma equipe de TI dedicada. Por isso, ferramentas que simplificam a criação e exclusão de usuários, redefinição de senhas, gerenciamento de permissões e recuperação de contas fazem muita diferença. Quanto mais fácil for administrar o ambiente, menor é a dependência de suporte técnico para tarefas do dia a dia”, diz o especialista.
- Escolha os recursos que realmente serão usados
Outro ponto é entender se a empresa precisa apenas de um serviço de e-mail ou se pode se beneficiar de uma plataforma que reúna outras ferramentas de produtividade. Calendário, armazenamento em nuvem, edição colaborativa de documentos e videoconferência, por exemplo, podem fazer sentido para algumas equipes, mas representar um custo desnecessário para outras.
“Nem sempre o plano com mais funcionalidades é o melhor. Se a empresa precisa apenas de e-mail profissional, contratar uma plataforma cheia de recursos que não serão utilizados pode aumentar o custo sem trazer benefício. Por outro lado, se a necessidade da equipe é de calendário, armazenamento em nuvem, documentos colaborativos e videoconferência, uma plataforma integrada pode fazer mais sentido. A escolha deve partir das necessidades reais da operação”, conclui.
Sobre a Zoho
Com mais de 60 aplicativos cobrindo praticamente todas as áreas de negócios, a Zoho Corporation tem sede global em Austin, Texas, e sede internacional em Chennai, Índia.
Saiba mais: www.zoho.com
fonte: Juliana Garcia Pinto
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