5 formas de usar IA para seu melhor desempenho
Planilhas costumam concentrar informações importantes de uma empresa, mas nem sempre ajudam o profissional a enxergar rapidamente onde está o problema. Muitas vezes, os dados estão ali, mas espalhados em abas, colunas, fórmulas e gráficos que precisam ser revisados manualmente antes de uma reunião.
Com o avanço das ferramentas de inteligência artificial, parte desse trabalho pode ser acelerado. Ferramentas de IA já conseguem ler planilhas, interpretar tabelas, organizar informações, sugerir visualizações e apontar padrões que poderiam passar despercebidos em uma análise manual.
Para Daniel Delgado (@doutoresdoexcel no Instagram), especialista em análise de dados e inteligência artificial aplicada à produtividade, a mudança não está em abandonar o Excel, mas em usar a tecnologia para reduzir a dependência de tarefas repetitivas e encontrar problemas com mais rapidez.
“Você não abandona o Excel. Você para de depender dele para descobrir onde está o problema”, afirma.
Segundo Delgado, o uso da IA pode ajudar o profissional a sair de uma lógica de busca manual, célula por célula, e passar para uma análise orientada por perguntas. Em vez de procurar sozinho o que mudou, o usuário pode pedir que a ferramenta identifique desvios, compare períodos, aponte quedas, destaque números fora do padrão e sugira quais indicadores merecem atenção.
Veja cinco formas de usar IA para encontrar problemas em planilhas antes de uma reunião.
1 – Identificar queda de vendas ou faturamento
Uma das aplicações mais diretas é pedir para a IA comparar períodos e indicar onde houve queda de desempenho. Em vez de olhar manualmente linha por linha, o profissional pode solicitar que a ferramenta analise vendas por mês, região, produto, vendedor ou canal.
Esse tipo de análise ajuda a responder perguntas como: onde as vendas caíram? Qual região piorou? Qual produto perdeu força? A queda foi pontual ou se repete há mais de um período?
Para Daniel, esse é um exemplo de como a IA pode mudar a relação com a planilha. O profissional não precisa começar pelo gráfico. Pode começar pela pergunta que precisa responder.
Um comando possível seria: “Analise esta planilha de vendas e aponte quais regiões, produtos ou períodos tiveram queda relevante em relação ao mês anterior.”
2 – Encontrar despesas acima do limite
Outra forma de usar IA é para detectar gastos que passaram do esperado. Em áreas financeiras ou administrativas, a tecnologia pode ajudar a comparar despesas por categoria, mês, centro de custo ou fornecedor.
A IA pode apontar, por exemplo, quando uma despesa aumentou muito de um mês para o outro, quando determinada categoria passou do orçamento ou quando um gasto aparece fora do padrão histórico.
Esse tipo de uso é especialmente útil antes de reuniões de resultado, quando o profissional precisa explicar por que o custo subiu ou qual linha do orçamento merece atenção.
Um comando possível seria: “Verifique quais despesas ficaram acima do limite previsto e destaque as categorias com maior variação no mês”.
3 – Apontar margem abaixo da meta
Nem sempre o problema aparece no faturamento. Uma empresa pode vender mais e, ainda assim, reduzir margem. Por isso, a IA também pode ajudar a cruzar informações de receita, custo, desconto, comissão e lucro.
Nesse caso, o objetivo é identificar onde a margem ficou abaixo da meta ou piorou em relação ao período anterior. A ferramenta pode apontar quais produtos, clientes, contratos ou regiões apresentam menor rentabilidade.
Para Delgado, esse tipo de análise mostra que a IA não serve apenas para “desenhar” gráficos. Ela pode ajudar a destacar o que exige decisão.
Um comando possível seria: “Compare a margem realizada com a meta e mostre os produtos ou regiões que ficaram abaixo do esperado”.
4 – Encontrar dados fora do padrão
Planilhas podem esconder erros simples que afetam toda a análise: datas fora do formato, valores negativos indevidos, campos vazios, duplicidades, nomes escritos de formas diferentes ou registros que não deveriam estar ali.
Antes de criar um dashboard ou apresentar um relatório, a IA pode ajudar a revisar a base e apontar inconsistências. Esse cuidado evita que a reunião seja baseada em números distorcidos.
A ferramenta pode indicar, por exemplo, clientes duplicados, produtos com nomes diferentes para o mesmo item, lançamentos sem categoria ou valores muito acima da média.
Um comando possível seria: “Revise esta base e aponte dados duplicados, campos vazios, valores fora do padrão e possíveis erros de preenchimento”.
5 – Criar alertas para indicadores importantes
Além de encontrar problemas já existentes, a IA pode ajudar a criar áreas de alerta para acompanhar indicadores no futuro. O profissional pode definir regras simples, como: sinalizar quando uma despesa passar de determinado valor, quando a margem cair abaixo de um percentual ou quando a inadimplência subir acima do limite.
Esses alertas podem ser usados em dashboards, relatórios ou painéis internos. A ideia é reduzir a necessidade de ficar procurando manualmente o problema toda vez que uma nova planilha é atualizada. Na lógica defendida por Daniel, esse é um dos ganhos importantes porque a IA deixa de ser apenas uma ferramenta de pergunta e resposta e passa a ajudar na construção de soluções.
Um comando possível seria: “Crie uma área de alertas para destacar automaticamente qualquer indicador que esteja acima ou abaixo dos limites definidos”.
O que fazer antes de usar
Para que a IA consiga ajudar de forma mais precisa, a planilha precisa ter uma estrutura mínima. O ideal é usar cabeçalhos claros, evitar células mescladas, remover linhas vazias e explicar o que cada coluna representa.
Também é importante dizer qual é o objetivo da análise. A mesma planilha pode gerar respostas diferentes dependendo da pergunta. Um relatório de resultado, por exemplo, deve destacar desvios relevantes. Já uma análise operacional pode exigir mais detalhes.
O profissional também deve revisar os resultados antes de apresentar qualquer conclusão. A IA pode acelerar a leitura da base, mas não substitui a checagem humana nem o conhecimento sobre o negócio. Outro cuidado é com dados sensíveis. Informações internas, dados pessoais, relatórios financeiros ou bases de clientes não devem ser enviados para ferramentas não autorizadas pela empresa.
Para Daniel, a melhor forma de usar IA com planilhas é começar por uma pergunta clara. A ferramenta pode ajudar a montar gráficos, painéis e áreas de alerta, mas quem define o que importa continua sendo o profissional.
Já, sobre as ferramentas sugeridas, Daniel indica que existem diversas possibilidades. A primeira tentativa, usar o próprio Copilot integrado ao Excel (se sua empresa paga uma licença do Copilot). Outra grande e boa alternativa é instalar a extensão do Claude diretamente no Excel, uma novidade recente que está muito inteligente e até melhor do que a própria ferramenta Oficial da Microsoft, o Copilot. E para um uso mais profissional, para não depender de analisar os dados dentro do Excel, é trabalhar com IDEs (Integrated Development Environment), que são softwares de criação com IAs integradas, que podem ler, por exemplo, arquivos de Excel na sua máquina e fazer as análises necessárias conectadas com os arquivos originais. Um ótimo exemplo é o Cursor, uma das melhores IDEs do mercado, cuja empresa SpaceX, de Elon Musk, acaba de comprar por mais de 60 bilhões de dólares e que está disponível para você instalar hoje mesmo no seu computador.
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Quem é Daniel Delgado?
Daniel Delgado é administrador de empresas formado pelo Mackenzie, pós-graduado em Análise de Dados (Anhanguera) e especialista em inteligência artificial aplicada à produtividade, Excel, VBA, Power Query, Power Pivot e Power BI.É fundador e CEO da Doutores do Excel, empresa de cursos e treinamentos corporativos que já formou mais de 180 mil alunos em todo o país.
Continue na companhia do mspontocom em: https://mspontocom.com.br/ ou https://www.facebook.com/rafael.rodrigues.14038/
